Política de gestión de la información:

Contribuir a la excelencia en la prestación de los servicios constituyéndose en herramienta fundamental para apoyar la toma de decisiones y la investigación basada en hechos e información y buscando generar satisfacción tanto a los clientes internos como a los externos. Para ello se cuenta con las siguientes directrices:

a. Confiabilidad de la información:

• La propiedad, manejo y control de la información es responsabilidad de los usuarios directos según su función; corresponde a ellos garantizar la validez y confiabilidad de los datos utilizados para la consolidación, análisis y seguimiento de la información. La Gestión de los sistemas de información debe verificar y certificar el cumplimiento de las condiciones de validez y confiabilidad de los datos.
• En caso de evidenciar no conformidades en los datos reportados por las unidades funcionales, o los obtenidos a través de las herramientas informáticas; se debe reportar a los usuarios responsables y realizar las auditorias pertinentes.  El procedimiento propende porque las áreas optimicen el uso de la información, por este motivo, puede sugerir a cualquier área mejores prácticas para generar, obtener y analizar la información.

b. Integración de la información:

• Garantiza la interrelación de la información clínica y administrativa, a través de la generación, análisis y seguimiento de los indicadores y estadísticas, como causas y/o efectos de resultados y comportamientos evidenciados en el proceso de consolidación.
• Tiene la responsabilidad de definir, divulgar e implementar mecanismos de consolidación y comparación, estructurados y coherentes, que generen confianza y proporcionen a los usuarios información útil para la toma de decisiones en todos los niveles de la Organización.

c. Identificación, captación y respuesta a las necesidades de información:

• Se ha definido como mecanismo para la captación de las necesidades de información de los clientes el correo electrónico, comunicados internos y externos, o solicitudes telefónicas. Así mismo, serán fuente de identificación de necesidades de información las auditorías a los procesos, el seguimiento a los indicadores, las decisiones estratégicas de los niveles directivos, las políticas gubernamentales, entre otros.
• Todo requerimiento de información estará sujeto a una evaluación de su pertinencia y factibilidad, y si se considera viable, su atención será priorizada de acuerdo con criterios de riesgo, volumen y costo.

d. Confidencialidad de la información:

• La información generada por las actividades institucionales es confidencial y de uso restringido dentro y fuera de la misma, de igual modo la información resultante se constituye en el conocimiento que le da ventaja competitiva y por lo tanto se considera como un activo empresarial.
• Todo el personal deberá conocer y aplicar las políticas de confidencialidad y seguridad de información descritas en la Política de manejo de la información, software e internet.

e. Análisis agregado y desagregado de la Información:

• Realización de análisis agregado y desagregado de la información institucional con el propósito de entregar a sus clientes información clara y específica que permita identificar oportunidades de mejora en cada uno de los servicios, e identificar el nivel de producción de cada uno de ellos; igualmente presenta información global consolidada para tener una visión completa, que permita a los directivos y líderes tomar decisiones basados en hechos e información.
• La información general y específica por unidades funcionales debe utilizarse para realizar monitoreo y revisiones sistemáticas, de tal manera que se identifiquen variaciones, las cuales son verificadas y explicadas por cada uno de los líderes de los procesos, quienes deben establecer acciones con respecto a la situación que se identifique.

f. Indicadores y estadísticas:

• Contar con mediciones que permitan visualizar la situación con respecto a la prestación de servicios tanto asistenciales como administrativos, estas mediciones deben ir acompañadas de una ficha técnica de indicador. Estas mediciones serán evaluadas por los líderes de los procesos quienes son los responsables de analizar las variaciones de cada uno, según los tiempos establecidos.
• En caso de presentarse variaciones no esperadas en datos o mediciones, se debe:

Si se trata de un dato que sirven como insumo para las mediciones, se debe realizar una inspección detallada de la fuente para determinar si el dato es correcto o no teniendo como referencia los datos históricos de datos anteriores.

Si se trata de resultados de indicadores, teniendo en cuenta los niveles de tolerancia y las metas de los mismos, se debe realizar un análisis detallado de la situación contemplando las posibles causales de los resultados, en cuanto novedades de los procesos, y si esta situación perdura durante varias mediciones sucesivas, se debe elaborar plan de acción de acuerdo a la criticidad de indicador gestionado.

• Cada líder puede reevaluar sus indicadores, proponer nuevos o revisar las metas, para ello debe contar con el aval de Sistemas de información y dejar una explicación dentro del análisis del período anterior al cambio del indicador o meta. También debe solicitar la creación de nuevos indicadores o eliminar un indicador mediante reunión formal con el responsable de Sistemas de información, dejando evidencia de esto en el formato de Acta.